在传递信息时，有数据比没数据更有说服力，而一旦有了数据，那就牵涉到如何呈现。PowerPoint为我们提供了诸多图表，它们在一定程度上已经可以满足我们平时需求。当然，若能够有更加简洁清晰的选择（并且又不会增加太多的负担），我们又何乐而不为。
（一）单一数据的表示
有些时候（演讲类居多），我们只用提供一个最重要的数据，此时，我们可以选择：1.直接把该数据放大；2.通过简单图形颜色对比反映数据。关于注释：若确实为演讲辅助，那可以将其省略；但若为需要留存供以后阅读，则最好加上注释（字体可以大幅度缩小）。
（二）对比型数据的表示
在更多情况下，我们若只提供一个绝对值，那很容易让观者（听众）信服自己的观点。此时，同时提供竞争对手，或者自身前一年（环比）、前一月（环比）或者连续几年（时间序列）的数据，那论证效果肯定不言而喻。正如一句俗语所言：“对比产生差距。”
在对比型数据表示过程中，一个通用的图表就是条形图（或柱形图），长长短短一目了然。当然，我们也可以尝试用信息图的方式，利用颜色对比，或者大小变化来让信息更醒目。不过，个人对信息图的使用还是有点顾虑，一不小心就很容易弄巧成拙。关于这点，见仁见智吧。
（三）比例关系
饼图是比例关系当之无愧的“代言人”。当然，你也可以进行一些变换，比如用将圆改为方。
（四）相关关系
记得以前学计量经济学的时候，老师有说，如果不清楚两个变量之间的关系，那就先画个散点图吧。后来发现，加上“趋势线”的散点图更清晰。
（五）复合关系
有的时候信息太多太杂，单一简单图表并不能够合适（全面）地传递相关内容。此时，可以考虑利用excel提供的复合关系图表。
1.复合饼图。
当存在某几个子项所占比例确实太小，而又需要表示时，可以使用。
2.折线图+条形图。
同时提供对比与趋势。
（六）纯表格
还有一些时候，或者因为懒，或者因为压缩PPT页数的需要，纯表格成了没有选择的选择。此时，可以通过“加粗”和颜色变化体现层次感，并标注相对重要的信息。